Anmeldeschluss ist der 14. Januar 2024

Da Seelsorgeeinheiten keine öffentlichen Rechtsträger sind, können keine Rechnungen an SEs gestellt werden. Deshalb ist eine Registrierung als SE nicht möglich.

Falls dennoch auf die Registrierung der einzelnen Gemeinden verzichtet werden soll, besteht lediglich die Möglichkeit, eine Hauptgemeinde zu benennen, die sich als Reisegruppe für die gesamte SE registriert.  Die Anschrift dieser Hauptgemeinde dient dann als Rechnungsadresse und diese Hauptgemeinde muss auch die Gesamtrechnung an die Fachstelle bezahlen. Geteilte Bezahlungen aus Einzelgemeinden für eine Rechnung sind nicht möglich, d.h. die Hauptgemeinde muss die Kosten der anderen Gemeinden innerhalb der SE durch eigene Rechnungen organisieren, Zuschüsse beantragen usw. 

Diese Umschichtung von Kosten zwischen einzelnen Kirchengemeinden innerhalb einer SE sind umsatzsteuerlich allerdings nur dann erlaubt, wenn die Rechnungen zwischen den Gemeinden dezidiert für die Romwallfahrt vermerkt werden, da die Wallfahrt als hoheitliche Maßnahme der Diözese umstatzsteuerbefreit ist. Andere Posten dürfen auf diesen Rechnungen nicht stehen. 

Gerne können Sie bei der Registrierung der Hauptgemeinde im Gemeinde-Center hinter den Namen und Ort dieser Hauptgemeinde in Klammern den Namen der SE aufführen. So ist für das zuständige Jugenreferat sowie für die Fachstelle Minis ersichtlich, dass es sich hierbei um eine Hauptgemeinde handelt.

WICHTIG: wenn die Anmeldung in dieser Form durchgeführt wird, werden alle Teilnehmenden der Hauptgemeinde zugeteilt, nicht den Einzelgemeinden ihrer SE. Um hier einen Überblick zu gewinnen, können die Teilnehmenden gebeten werden, bei der Anmeldung unter dem Feld "Mitteilungen" den Namen ihrer Einzelgemeinde anzugeben.

Für jeden Zugang (=Account) im Gemeinde-Center braucht es eine andere E-Mail-Adresse. Dies liegt daran, dass die verknüpfte E-Mail-Adresse gleichzeitig auch der Benutzername für den jeweiligen Zugang ist.

Oft kommt es vor, dass eine Person als Gemeindeverantwortliche*r mehrere Kirchengemeinden (z.B. in einer Seelsorgeeinheit) und damit auch mehrere Zugänge im Gemeinde-Center verwaltet. Dann können als Benutzername bzw. E-Mail-Adresse die Standard DRS-E-Mail-Adresse der Kirchengemeinden verwendet werden, wie beispielsweise: StBeispiel.Musterdorf(at)drs.de. In der Regel ist für jede Kirchengemeinde eine solche E-Mail-Adresse vorhanden.

An die verknüpfte E-Mail-Adresse werden Buchungskopien oder andere Benachrichtigungs-Mails automatisch versendet. Die Personen, welche diese DRS-E-Mail-Adressen verwalten, müssen sich weder im Gemeinde-Center einloggen noch anderweitig tätig werden. Lediglich die Weiterleitung der automatischen Mails an den*die Gemeindeverantwortliche*n für die Romwallfahrt sollte durch diese Personen erfolgen.
Alternativ gäbe es vor allem für ehrenamtliche Gemeindeverantwortliche auch die Möglichkeit, dass alle automatischen Buchungs- sowie Bestätigungskopien direkt an den*die jeweilige*n Gemeindeverantwortliche*n gesendet wird. Wenn dies gewünscht ist, bitte eine kurze E-Mail an die Fachstelle Minis senden (ministranten@drs.de) und alle Gemeinde-Center Zugänge kurz mit Benutzername (E-Mail) und Gemeindename aufführen, welche dies betrifft.

Die Internationale Romwallfahrt der Ministrant*innen 2024 findet vom 29. Juli bis 2. August 2024 unter dem Motto „mit dir“ (Jes  41, 10) statt.

Alle Ministrant*innen ab 14 Jahren sind zur Teilnahme an der Wallfahrt eingeladen. Erläuternde Hinweise zu diesem Mindestalter gibt es hier.

Teilnehmende Ministrant*innen fahren als Gruppe ihrer Kirchengemeinde/SE. Für Gemeinden der Diözese Rottenburg-Stuttgart bietet das Bayerische Pilgerbüro ein Reisepaket (Bustransfer, Unterbringung in Hotels) an. Kirchengemeinden können ihre Reise auch selbstständig mit einem externen Reiseanbieter organisieren. Für diese Reisen trägt die Fachstelle Ministranten keine Verantwortung. Ohne Kooperation mit einem externen Reiseanbieter dürfen Kirchengemeinden und kirchliche Gruppe der Diözese nach dem Amtsblatt 2016 Nr. 12 nicht reisen.

Das Paket beinhaltet den Bustransfer nach Rom (in Kooperation mit dem Esslinger Busunternehmen Schlienz) und die Unterbringung für vier Nächte in Doppel- und Mehrbettzimmer mit Dusche/WC in Hotels bzw. guten religiösen Häusern innerhalb des römischen Autobahnrings. Frühstück und die römische Aufenthaltssteuer („City-Tax“) sind im Preis inbegriffen. 

Anreise ist am Sonntag, den 28. Juli über Nacht auf Montag. Die Abreise ist am Freitag, den 2. August ebenfalls über Nacht, d. h. Ankunft der Teilnehmer*innen in Deutschland ist am Samstag, den 3. August. Es wird verschiedene Abfahrts- und Ankunftsorte in der Diözese geben. Diese werden rechtzeitig bekannt gegeben. Die Busse stehen in Rom nicht zur Verfügung.
 
Dieses Reisepaket kostet 619,00 € (Einzelzimmer-Zuschlag: 150,00 € – Hinweis: die Zahl der Einzelzimmer ist begrenzt).

Die Kostensteigerung zur Wallfahrt 2018 ist vor allem durch die Inflation und die Schließung zahlreicher Hotels in Rom seit der Corona-Pandemie bedingt.

Durch eine Angabe des*der Freund*in können Zimmerwünsche berücksichtigt werden. Die Zimmeraufteilung erfolgt für die Mitfahrer des Bayerischen Pilgerbüros zentral in der Fachstelle Minis. 

Zusätzlich zu den Reisekosten sind noch zu bedenken:

• Pilgerpaket für alle Pilger*innen aus Deutschland (verpflichtend)
• Eine Wochenkarte des römischen ÖPNV ATAC kann über das Bayerische Pilgerbüro gebucht werden (voraussichtlich nach angekündigter Erhöhung der römischen Betriebe ca. 32,00 € zuzüglich Agenturgebühr ca. 0,50 €) (freiwillig)
• Zusätzliche Reiseversicherungen (freiwillig – Informationen folgen)
• Kosten für die weitere Verpflegung
• Mögliche Eintrittsgelder für Sehenswürdigkeiten
• Diözesanes T-Shirt (freiwillig)  

Das Pilgerpaket beinhaltet das offizielle Material zur Romwallfahrt (Pilgerbuch, Pilgerpass, Merchandise usw.) und ist für alle Pilger*innen (Minis, Gruppenleiter*innen und Betreuer*innen) verpflichtend, und zwar unabhängig von der Organisation der Reise. Über die Einnahmen des Pilgerpakets werden neben den Pilgerartikeln auch die Großveranstaltung auf dem Petersplatz mit dem Papst und die Kosten des Internationalen Ministrantenverbandes CIM finanziert. Die Kosten des Pilgerpakets liegen bei 20 € p.P.

Ja, auch für die Romwallfahrt 2024 wird es ein T-Shirt  von Runway Nature (fair und nachhaltig) geben. Über Kosten und Bestellmöglichkeiten informieren wir rechtzeitig.

Die Anmeldung wird über eine digitale Plattform der Fachstelle Ministranten erfolgen. Dies geschieht in mehreren Schritten:

• Jede Gemeinde registriert sich als Reisegruppe über einen Link ihres Dekanats. Eine Übersicht aller Dekanatslinks findet sich hier. Bei der Registrierung der Gemeinde muss ein*e Gemeindeverantwortliche*r benannt werden, der*die die Anmeldungen der Teilnehmenden verwaltet. 
• Durch die Registrierung wird ein Link für die Gemeinde generiert. Über diesen können sich die Teilnehmenden der jeweiligen Gemeinde selbstständig anmelden. Dies betrifft auch der*die Gruppenleiter*in und alle Betreuer*innen. 
• Nach der Anmeldung muss jeder Teilnehmende von dem*der Gemeindeverantwortlichen bestätigt werden. 
• Nach der Bestätigung kann der*die Teilnehmende den Check-In erledigen. Hier werden v.a. Einverständniserklärungen und Datenschutzzustimmungen erfragt. Für diesen Check-In besteht eine Frist von 30 Tagen.

Im Gemeinde-Center können die Gemeindeverantwortlichen fortwährend die Anmeldungen ihrer Teilnehmenden überblicken und verwalten. 

Da anhand der registrierten Gemeinden auch die Rechnungen gestellt werden, müssen eigenständige Gemeinden innerhalb einer Seelsorgeeinheit einzeln registriert werden. Gruppenleiter*innen, die mehrere Gemeinden einer Seelsorgeeinheit begleiten, melden sich dann lediglich bei einer Gemeinde der SE an. Die Möglichkeit sich als SE zu registrieren, wird in der ersten Frage der FAQs ausführlich erläutert. 

Die Registrierung der Gemeinden hat mit dem 06. Oktober begonnen. Start der Anmeldungen für Teilnehmende über die Gemeindelinks ist am 15. Oktober. Diese Anmeldungen sind verbindlich. Spätester Zeitpunkt für eine Anmeldung ist der 14. Januar 2024. Dieses Datum ist durch die Planungen der Reiselogistik vorgegeben und kann nicht verändert werden. 

Das ATAC-Ticket für den ÖPNV in Rom in Höhe von aktuell 32,50 € pro Person kann nur für eine gesamte Reisegruppe über das Gemeindecenter durch den*die Gemeindeantwortliche*n gebucht werden. Diese Funktion wird zeitnah freigeschaltet. Über die Buchungsfrist wird entsprechend informiert. 

Das Ticket wird über die Pilgerpakete an jene Gemeinden verteilt, die es zuvor im Gemeindecenter gebucht haben.

Für alle teilnehmenden Ministrant*innen können Kirchengemeinden einen Zuschuss beim Kirchlichen Jugendplan beantragen. Einen gesonderten Zuschuss können kinderreiche Familien beantragen.

• Über den Kirchlichen Jugendplan (KJP): Hier kann jede Kirchengemeinde pro Teilnehmenden einen Zuschussantrag stellen. Das Antragsverfahren wird noch bekannt gegeben. Der Fördersatz beträgt pro Teilnehmenden 5 € à 4 Tage.
• Zuschuss für kinderreiche Familien. Hier beträgt der Fördersatz:
  • für das 2. Kind 38 € und
  • für das 3. Kind 76 € 

           Auch dazu wird das Antragsverfahren noch bekannt gegeben.

Um die Minikasse etwas aufzustocken, haben wir hier Fundraising-Ideen zusammengestellt. Nähere Informationen zum Fundraising-Unternehmen Fundmate gibt es hier.

Jede Gemeindegruppe muss ein*e Gruppenleiter*in bestimmen, die in Rom vor Ort dabei ist. Diese Person hat vor allem eine kommunikative Aufgabe: wenn z.B. die Fachstelle kurzfristige Informationen an alle Gruppen streuen muss, wird der*die Gruppenleiter*in kontaktiert. Umgekehrt ist es - v.a. in einer größeren Notfallsituation - Aufgabe des*der Gruppenleiters*in die nächsthörere Ebene (Dekanat) zu informieren und Unterstützung abzustimmen. 
Es bietet sich an, sofern aus dem Pastoralteam einer Gemeinde/SE Hauptamtliche mitfahren, dass diese Person auch die Gruppenleitung übernimmt. Theoretisch kann aber jede volljährige Person, die mit einer Gruppe nach Rom fährt, die Gruppenleitung übernehmen. 

WICHTIG: Der*die Gruppenleiter*in kann gleichzeitig auch als Betreuer*in teilnehmen. 

Die Fachstelle wird vor Beginn der Wallfahrt Online-Informationstreffen zum Notfallmanagement für alle Gruppenleiter*innen und alle Interessierten anbieten. Die Termine und Zugangsdaten werden rechtzeitig bekanntgegeben.

Jede Gemeindegruppe, die an der Wallfahrt teilnehmen möchte, muss eigene volljährige Betreuer*innen für ihre minderjährigen Teilnehmer*innen stellen. Die Betreuer*innen haben während der Wallfahrt die Aufsichtspflicht über ihre minderjährigen Teilnehmer*innen, begleiten diese und unterstützen bei Bedarf. 

Wir empfehlen einen Personenschlüssel von 1:7 (ein*e Betreuer*in auf sieben Jugendliche). Zusätzlich muss jede Gemeindegruppe eine*n Gruppenleiter*in (s.o.) benennen. Der*die Gruppenleiter*in kann gleichzeitig als Betreuer*in teilnehmen.

Betreuer*innen können pastorale Mitarbeiter*innen, erfahrene Jugendleiter*innen, Eltern oder andere Ehrenamtliche sein. Diese müssen volljährig und in der Lage sein, die Aufsichtspflicht über jugendliche Minis unter den besonderen Bedingungen der Romwallfahrt (fremdsprachige Großstadt, große Hitze usw.) zu übernehmen. Zusätzlich gilt die Präventionsordnung der Diözese Rottenburg-Stuttgart (siehe nächste Frage).

Nach dem Anmeldeschluss, dem 14. Januar 2024, gelten folgende Stornierungsbedingungen:

Die Kosten für das Pilgerpaket können bei einer Stornierung nach dem Anmeldeschluss am 14. Januar 2024 nicht erstattet werden.

Für das Reiseangebot des Bayerischen Pilgerbüros, das über die Fachstelle Minis gebucht wurde, sind die Stornierungsbedinungen in diesen AGBs aufgelistet (siehe Punkt 7 des Dokuments).
Zu beachten ist darüber hinaus das Formblatt für Pauschalreisen.

Als offizielle Programmpunkte wird es eine Audienz mit Papst Franziskus auf dem Petersplatz und für die Diözese wie gewohnt zwei Großgottesdienste in St. Paul vor den Mauern geben. Das weitere Programm wird von der jeweiligen Kirchengemeinde/Reisegruppe organisiert.

Die Fachstelle Minis der Diözese verantwortet vor allem das Material zur Vorbereitung auf die Wallfahrt und die zwei Großgottesdienste in St. Paul vor den Mauern. Für die Gottesdienste braucht es neben der inhaltlichen Vorbereitung auch zahlreiche freiwillige Helfer*innen (z. B. Ordner*innen). Wenn du uns dabei unterstützen möchtest, melde dich gerne unter ministranten@dont-want-spam.drs.de. Wir freuen uns über jede Unterstützung.

Auch deine Kirchengemeinde freut sich sicher über deine Mithilfe.

Für die Romwallfahrt gilt die Präventionsordnung der Diözese Rottenburg-Stuttgart. Das bedeutet, dass von allen Begleitpersonen ein erweitertes Führungszeugnis eingesehen, der Verhaltenskodex und die Selbstauskunftserklärung unterzeichnet und eine A2-Kindeswohlschulung (3-stündig) besucht werden muss. Die Schulungen werden für gewöhnlich in regelmäßigem Abstand von den Dekanatsjugendreferaten und teils auch von Dekanatsstellen angeboten. Für die Koordinierung dieser Maßnahmen sind die hauptamtlichen Ansprechpersonen der jeweiligen Reisegruppe (z. B. Kirchengemeinde/SE) verantwortlich.

Weitere Informationen und Material zu den Themen Kindeswohl, Jugendschutz und Prävention des BDKJ-BJA unserer Diözese gibt es hier.

Die Fachstelle Minis steht für Fragen zu den Präventionsmaßnahmen selbstverständlich zur Verfügung.

Leider kann die Diözese für ehrenamtliche Betreuer*innen keine Reisekostenvergünstigung leisten. Als Fachstelle Ministranten regen wir an, ehrenamtlichen Betreuer*innen eine Vergünstigung durch den Kirchengemeindehaushalt oder Fundraising zu ermöglichen. Von einer Umlage der Vergünstigung auf die Reisekosten der Teilnehmenden raten wir ab.

In diesem Fall bietet es sich an, mit benachbarten Kirchengemeinden/SEs Kontakt aufzunehmen und gegebenenfalls eine gemeinsame Gruppe zu organisieren. Die Dekanatsjugendreferate und die Fachstelle Ministranten können bei der Organisation der Wallfahrt unterstützen. Die Bereitstellung von Betreuer*innen bleibt jedoch Aufgabe der Kirchengemeinden.

Während der zwei Großgottesdienste der Diözese in St. Paul vor den Mauern stehen Sanitäter*innen der Malteser Freiburg zur Verfügung. Bei medizinischen Notfällen während der ganzen Woche helfen zunächst die Betreuer*innen und der*die jeweilige Gruppenleiter*in. Treten dabei Schwierigkeiten auf oder handelt es sich um einen schwereren Notfall unterstützt eine Ansprechperson des jeweiligen Dekanats und die Mitarbeiter*innen der Fachstelle Ministranten. 

Wie in diesem Jahr auch ist im Sommer 2024 in Rom mit sehr hohen Temperaturen zu rechnen, die auch über 40° C steigen können. Die Malteser, die uns während der Großgottesdienste betreuen, haben diese Herausforderung im Blick. Sonst können wir nur auf die üblichen Schutzmaßnahmen hinweisen: Viel Trinken, Tragen einer Kopfbedeckung, Sonnencrème, kein oder wenig Programm während der Mittagshitze, häufige Pausen, Aufenthalt im Schatten usw.

Die Fachstelle Ministranten wird voraussichtlich Anfang 2024 auf dieser Webseite Material zur Verfügung stellen, um z. B. Vorbereitungstreffen, Gruppenstunden und Aussendungsgottesdienste zu gestalten.

Als Fachstelle Ministranten versenden wir digitale Infobriefe, die von den Dekanatsjugendreferaten an die Kirchengemeinden weitergeleitet werden. Alle aktuellen Informationen (inkl. alle bisherigen Briefe) werden auch auf dieser Seite zur Verfügung gestellt.   

Einzelpersonen und Kirchengemeinden können sich an ihr zuständiges Dekanatsjugendreferat mit allen Fragen zur Ministrant*innenwallfahrt wenden. Für weitergehende Fragen stehen wir als Fachstelle Ministranten zu unseren Öffnungszeiten zur Verfügung.